一、大致历程

4.12从郑州出发,经过中原人类文明之火的源头——南阳小空山站、医圣张仲景故里——河南南阳站、黄帝故里——河南新郑站,伏羲故里——河南淮阳站,中医外科鼻祖华佗故里——安徽亳州站,“药圣”李时珍的故里——湖北蕲春站,江南天然药库——临湘药姑山站,湖湘艾灸文化发祥地——长沙站,伟人故里——湖南韶山站,炎帝故里——株洲炎陵站,灸圣鲍姑济世之所——广州三元宫站(越岗院),葛洪鲍姑隐居行医地——惠州罗浮山站,海上丝绸之路的起点——福建泉州站,针圣杨继洲故里——浙江衢州站、世界长寿养生福地——江苏如皋站,葛洪故里——江苏句容站,中华养生鼻祖彭祖故国——江苏徐州站、孟子故里——山东邹城站、火祖燧皇故里——河南商丘站、灸圣鲍姑故里——开封陈留站,于5.28结束。

期间经历了与小伙伴们的初见、认识、互助、分别。经历了多次活动日前后大暴雨但当天晴朗的奇景。

二、经验总结

由于我主要负责出行中后勤物料与财务账单的记录,在这方面总结了一些需要注意的地方和技巧。

(一)后勤

1.不便挪动的物资找会场守场人员帮忙看管

大会会场、舞台等场所一般会有过夜守场人员,对于为会场提前准备且不方便挪动的物料可以考虑与守场人员沟通后寄存现场。

2.物料发放及回收要找负责人进行对接

遇上需要提前发放并在结束后要回收的物品(如汉服),可以把对应数量的物料交给活动参与方的负责人。交接时要说清楚交出去的数量与型号,约定好回收的时间及联系方式

3.物料快递相关

  • 普通物流(并非快递)的运输时间最快也需要2天,尽量提早确定所需寄送的物品数量及收件地址。

  • 明确告知发送快递的人员所需最迟收件时间,并跟进取得物流单号与寄件包装照片。

  • 发件后多次跟进查询快件位置。

紧急情况下,可以联系快递公司,直接到营业点取件

4.现场租赁或制作的物料品种对应店家

  • 广告公司:背景布(10-30元/平米)、桁架租用、地毯、横幅、车贴等,可能有音响租借、文化衫定制
  • 婚庆公司:音响租借
  • 普通花店:小花篮(100-200)、大花篮
  • 普通水果店:果篮
  • 服装定制:文化衫定制

5.活动物料的定制

型号少一些,尽量定制均码,为体型特别大与特别小的预留少数数量。(特殊型号在1000人这个数量中各预留50已足够)

6.多站点的活动不建议定制道旗

由于底座所占空间过大,以及在没有底座的情况下不便于固定,道旗难以进行携带。

以此推广为各种不便携带的物品

(二)财务

1.表的制作

在表的最后放上“费用总计”、“后续申领”,用到手的钱减去支出的钱,更直观。

2.发票的开取

  • 尽量开专票(专票金额小数位必须为整)
  • 酒店如果只住一天,可以提前开好发票
  • 如果遇到不能开发票的地方,开收据并让领导签名(随身带笔)

(三)酒店

优先选择

  • 停车场车位充足出入方便
  • 距离活动点近

避免选择

  • 医院旁(特别是疫情期间)
  • 距离活动点太远
  • 车辆出入不便

(四)驾驶

左转弯待转车道在直行车道绿灯时可以前行进入。

三、还可提高

(一)速度

在做事速度上可以加快,尽量把事情往前赶。

(二)根据事情重要程度调整优先顺序

(三)对负责的事情进行多次、及时的跟进

对于转交出去的事物,要时不时去确认完成进度。

四、总结

这次出行认识最深刻的道理是——遇事要冷静、想出当时能做到的解决方法,而不是慌乱。在事前应该做好更充足的准备、尽量留下2套方案,减少意外的发生。

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